Registro Sanitario

INVIMA - Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

Sistema de información para la gestión integral de trámites de registros

Trámites y Servicios

3.4. Servicios base

Fecha de Publicación: Diciembre 06 de 2016

Fecha de Cierre: Diciembre 19 de 2016

Solucionador seleccionado: HEINSOHN BUSINESS TECHNOLOGY S.A.

Reto Integración - ¡Radica Fácil Y Compite Más A Un Click!

Pregunta interesante

¿Pueden ayudarnos a facilitar el acceso a nuestros sistemas internos para hacer eficiente la atención a nuestros más de 50.000 usuarios anuales?

¿Cuál es nuestra necesidad insatisfecha?

El proceso de ingreso y gestión de la información requerida por los diferentes trámites obligatorios para la comercialización de productos competencia del Invima no es óptimo y requiere de trabajo manual y de digitación de grandes cantidades de información por parte de los funcionarios del Invima. Los usuarios interesados en adelantar uno de estos trámites deben descargar y diligenciar un formulario que entregan, de manera física, en la ciudad de Bogotá con todos los soportes requeridos por cada trámite particular. Funcionarios del Invima reciben esta información y digitan parte de ella. Los documentos radicados pasan al grupo de gestión documental para ser digitalizados y cargados en la SE Suite, para finalmente ser evaluados por los grupos de trabajo que deben digitar información, generar informes de evaluación y generar un acto administrativo que requiere de vistos buenos, firmas y aprobación para ser notificado y entregado al usuario. El Invima requiere una solución que permita a la industria ingresar sus solicitudes, con los respectivos soportes y hacer seguimiento del estado de la misma, por medio de la web. Del mismo modo, estas solicitudes con toda la información deben llegar directamente a los evaluadores para la generación de sus conceptos y documentos dentro de la solución, agilizando así los trámites y mejorando tiempos de respuesta para que la industria pueda poner sus productos en el mercado de una manera más rápida manteniendo los estándares de seguridad.

¿Qué nos imaginamos como solución?

Nos imaginamos como solución un desarrollo de software para integrar los trámites, que pueden estar diseñados en el BPM o en la capa web, con los sistemas de información de la entidad. Específicamente buscamos la integración de la solución con las bases de datos con las que cuenta la entidad y entre ellas, para enviar y recibir información de manera ágil y segura. Dentro de estas se encuentra la base de datos actual del Invima llamada “Registros”, así como la integración con SeSuit, que es el repositorio de documentos del Invima. Actualmente, las bases de datos se encuentran en SyBase pero toda la información que maneja la entidad será migrada a SQL Server. Este componente deberá desarrollarse en paralelo con la capa BPM y la capa web para generar una plataforma online, que permita a los usuarios radicar sus solicitudes vía web, por medio del diligenciamiento de formularios con los campos requeridos por el Invima para cada trámite y adjuntando los soportes de la solicitud de forma ágil, cómoda, inmediata y segura, optimizando los tiempos de respuesta y mejorando la calidad del servicio. La información que el usuario envíe debe ser suficiente para que los funcionarios del Invima realicen su labor de evaluación en tiempos oportunos y con herramientas eficientes que permitan a los profesionales de las áreas de vigilancia tomar decisiones precisas según los datos y la información contenida en el sistema, por lo tanto es importante que se pueda garantizar el envío de datos y archivos por el sistema web, teniendo en cuenta políticas de seguridad, autenticidad de los datos y acceso seguro de los usuarios. Esta información será gestionada de acuerdo al procedimiento particular requerido por cada trámite, permitiendo a los funcionarios realizar verificaciones u observaciones en caso de ser necesario y al usuario, conocer el estado del trámite desde que se radica la solicitud hasta que se genera el acto administrativo o el registro que corresponda.

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1. Reto - Radica fácil y compite más a un click - Reto Integración.pdf
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2. Anexo 1 - Formato solicitud de propuestas a solucionadores.docx
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3. Anexo 2 - Base de Calculo.xlsx
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